Microsoft SharePoint Portal Server , çok ciddi bir uygulama geliştirme gerektirmeden kutudan çıktığı gibi kullanılabilen, 3 farklı özelliği bir arada toplayarak bilgiyi kolayca bulabilmenize, paylaşabilmenize ve yayınlayabilmenize olanak sağlayan esnek bir çözümdür.

Günümüzde şirket içi verimliliği arttırmanın en önemli anahtarı, varolan bilgiyi hızlı ve doğru bir şekilde paylaşabilmek ve bilgileri kolayca bularak kullanabilmekten geçmektedir. Bu alanda varolan pek çok çözüm bazen bir portal, bazen bir doküman yönetimi ve bazen de arama fonksiyonları ile ön plana çıkmaktadır.

SharePoint Portal Server , bu üç özelliği bir araya toplamayı başaran ilk çözümdür. Bu çözüm ile kurumsal, departmantal ya da bayilere ve dışarıdaki kullanıcılara yönelik portal'lar kurarak bilgileri buradan paylaşabileceğiniz gibi, arama motoru ile farklı yerlerde varolan bilgi üzerinde arama yapabilir veya en çok gerekli olan ISO, proje yönetimi gibi uygulamalar için doküman yönetimi özelliklerini kullanabilirsiniz.

SharePoint Portal Server 'ın en önemli özelliklerinden birisi de kullanıcıların yeni bir bilgi öğrenmeden browser, Office programları ve Windows Explorer gibi bildikleri arayüzlerden bu özellikleri kullanmalarını sağlamasıdır. Bu sayede Intranet ya da Extranet'teki içeriğin sorumluluğu direkt olarak kullanıcılara verilebilmektedir.

İçerisinde doküman yönetimi ve herhangi bir kaynaktaki bilgileri tek noktadan arama özelliklerini içeren SharePoint Portal Server , şirketlerin en çok ihtiyaç duyduğu özelliklerden biri olan bilgiyi toparlayıcı ve kolay bir şekilde bulmaya yardımcı olan özellikleri beraberinde getirmektedir. Aynı zamanda kolaylıkla kurulabilen ve ek özelliklerin rahatlıkla eklenebildiği bir portal ile şirket intranet'inizi daha kolay kullanılabilir ve yaşayan bir ortam haline getirmektedir.

Ürün şu anda çok farklı alanlarda kullanılıyor. Yalnızca Türkiye'deki çözümler olarak bakarsak;

1. Portal Çözümleri
2. Kalite Yönetimi Çözümleri
3. Proje Yönetimi Çözümleri
4. Evrak Takibi

Müşteriler, işletmelerinin büyüklüğü ne olursa olsun bilgiyi firma dahilinde ve firma dışındaki tedarikçiler, ortaklar ve müşteriler ile daha iyi ve daha etkin bir şekilde paylaşmanın yollarını arıyorlar. Microsoft SharePoint, firma dahilinde ve Internet üzerinden etkin bir bilgi paylaşımına olanak sağlamak üzere Microsoft tarafından geliştirilen iki yeni teknoloji sunuyor: SharePoint Portal Server 2003 ve SharePoint Team Services. SharePoint teknolojileri müşterilerden gelen talepler/düşünceler ve firma genelinde bilgi paylaşımı alanında yapılan araştırmalardan elde edilen sonuçlar ışığında geliştirildi. Yapılan araştırmalar, hiçbir çözümün tek başına bir firmanın tüm bilgi paylaşımı ihtiyaçlarına yanıt veremeyeceğini açıkça ortaya koydu, çünkü küçük ve belirli bir amaca yönelik gruplar bilgiyi büyük ekiplerden daha farklı şekillerde paylaşıyordu.

• Küçük veya belirli bir amaca yönelik çalışma grupları, grup olarak teslim edecekleri işler üzerinde birlikte çalışmak, belgeleri paylaşmak ve birbirlerine durum hakkında bilgi vermek üzere resmi olmayan, önceden tanımlanmamış araçlara ihtiyaç duyarlar. Bu grupların bilgiyi kolayca ve zahmetsizce paylaşabilmesi gerekir. SharePoint Team Services esaslı Web siteleri buna olanak tanımaktadır.
• Süreçleri önceden yapılandırılmış büyük çalışma gruplarının ise sahip oldukları bilgiyi daha iyi yönetebilmeleri gerekmektedir. Bu grupların, resmi yayın süreçleri, birden çok veri mağazasından ve dosya biçiminden içerik araştırma ve toplama becerileri gibi özelliklere ihtiyaçları vardır. Bu senaryo için ise SharePoint Portal Server 2003 önerilmektedir.

Organizasyonlar SharePoint Team Services ve SharePoint Portal Server 2003 sunduklarında, işletmelerinde yer alan büyük ve küçük grupların bilgi paylaşma ihtiyaçlarına yanıt verebilirler. SharePoint teknolojileri bir arada kullanıcılara bilgiyi organize etme, organize edilen bu bilgiye hemen ulaşabilme, belgeleri yönetme ve etkin bir birlikte çalışma olanağına sahip olma becerileri sunmaktadır. Üstelik bunların tümünü tanıdık, tarayıcı esaslı ve Microsoft Office ile entegre bir ortamda gerçekleştirmektedir.