Eczacıbaşı’nın Verimlilik Projesi / 01.11.2004

Danışman şirket ise Siemens Business Services (SBS) oldu. Kaynakları verimli ve entegre kullanılır hale getirmeyi amaçlayan bu projeyi, SBS'den Gökhan Gençtürk anlattı.

Türkiye'de ilaç sektörünün öncü yerli firmalarından biri olan Eczacıbaşı İlaç, 1942'de kuruldu. 1952 yılında ise Türkiye'nin ilk modern ilaç fabrikası yatırımı projesini hayata geçirdi. Eczacıbaşı İlaç, bugün kendi geliştirdiği ilaçların yanı sıra, yaptığı lisans anlaşmalarıyla birçok ürünü tüketicinin hizmetine sunuyor. Bu nedenle dünyadaki gelişmeleri de yakından takip ediyor.

Bugün global ilaç şirketlerinin hemen hepsi teknoloji kullanımında öncüler. Eczacıbaşı İlaç da bu firmaların gerisinde kalmıyor ve teknoloji yatırımlarını artırıyor, altyapısını pazarın ihtiyaçları doğrultusunda adım adım geliştiriyor.

Eczacıbaşı İlaç Grubu son olarak lojistik, satış, finans, kalite yönetimi ve ürün geliştirme süreçlerinin geliştirilmesine yönelik süreç danışmanlığı hizmeti için Siemens Business Services (SBS) ile bir proje gerçekleştirdi. Bu proje sayesinde kaynaklarını daha verimli ve entegre kullanır hale getiren Eczacıbaşı İlaç'ta yaşanan süreci SBS İş Geliştirme Yöneticisi Gökhan Gençtürk ile konuştuk.

Gençtürk, Eczacıbaşı İlaç'ın böyle bir projeyi hayata geçirmekteki amacını, projede SBS'in katkılarını, sağlanan ve önümüzdeki dönem sağlanacak olan faydaları anlattı. Gökhan Gençtürk'ün sorularımıza verdiği yanıtlar şöyle:

SBS'in Eczacıbaşı İlaç Grubu ile gerçekleştirdiği projenin ana hatları neler?

Eczacıbaşı İlaç Grubu lojistik, üretim, satış, mali işler, kalite yönetimi ve ürün geliştirme süreçlerinin bir ERP implementasyon çalışması öncesinde incelenmesi, dokümante edilmesi ve ihtiyaçların belirlenmesine yönelik süreç danışmanlığı hizmeti için SBS'i seçti.

Projenin süreç analiz çalışması, 3 ayda, 6 danışman tarafından Eczacıbaşı İlaç Grubu'nda 26 bölümden yaklaşık 100 kişi ile görüşülerek tamamlandı. Lojistik, üretim, satış, mali işler, kalite yönetimi ve ürün geliştirme ana süreçleri bazında süreç tanımı, süreç sıklığı, mevcut KPI (anahtar performans göstergeleri), hedeflenen KPI ve veri yapıları bazında tanımlamalar yapıldı.

Ardından tüm süreçleri ve alt adımlar tanımlandı. Süreç bazında ihtiyaç ve beklentiler belirlendi. Süreç girdileri, işlemleri ve çıktıları belirlendi. Kurum içi ve kurumlar arası entegrasyon konuların tanımlandı. Mevcut ve hedeflenen durumlar ve etki alanları belirlendi. SAP projesi için uygulama yol haritası belirlendi. Süreç ve ilgili olduğu süreçler bazında darboğaz olan ve geliştirmeye açık alanların belirlenmesi sürecinde sektöre özel olarak süreçler bazında dikkat edilecek noktaların belirlenmesi konularında da destek toplantıları düzenlendi.

Eczacıbaşı böyle bir projeyle neyi amaçlıyordu, yeni uygulamalar Eczacıbaşı İlaç Grubu'na ne gibi faydalar sağladı?

Eczacıbaşı İlaç Grubu, kuruluş içi ve dışı bilgi transferini, güncel teknolojilerin kullanılması ile tüm süreçlerde operasyonel verimliliğin artırılmasını, ortak bilgi platformunun oluşturulmasını, bilgiye kolay erişimin ve konsolidasyonun sağlanmasını hedefliyordu. Bu amaçla gelecekteki gelişmelere, yeni projelere ve yeni teknolojilere de açık olan bir altyapı oluşturulmasına karar verildi.

Mevcut bilgi teknolojilerini yenilemeden önce süreç danışmanlığı hizmeti almayı ve daha planlı ve hazır bir biçimde bir sonraki aşamaya geçmeyi kararlaştırdılar. Yapılan süreç çalışmaları, bir sonraki aşamaya geçişin yol haritasının çizilmesini kolaylaştırdı.

SBS de uygulama yaklaşımı ile ilgili bazı önerilerde bulundu. Örneğin, tek seferde ana modüllerin hayata geçirilmesi sayesinde hem danışman, hem de Eczacıbaşı tarafında kaynakların verimli kullanılması planlandı. Bütün iş senaryolarının tek seferde belirlenebilmesi hedeflendi. Entegrasyonun sağladığı verimliliğin Eczacıbaşı şirketleri üzerindeki olacak olumlu etkileri planlandı.

Yapılan çalışmanın çıktılarına göre İlaç Grubu'nun ERP'den beklentileri daha net bir hale konmuş oldu. Ayrıca, hangi beklentilerin SAP ile karşılanabileceği, hangilerinin ek geliştirme ile çözülebileceği, hangileri için ise implementasyon öncesinde bir süreç iyileştirme çalışması yapılacağı biraz daha belirgin hale geldi.

Başka ne gibi faydalar sağlandı?

ERP çalışmalarında maliyeti en az tahmin edilen taraf, ek geliştirmeler oluşturmaktadır. Bu çalışmada bu konuda da bir fikir sahibi olunabildi. Bir başka yararı, projenin kavramsal tasarımı sırasında ortaya çıkacak. Bu çalışma sayesinde Eczacıbaşı İlaç, SAP danışmanlarına süreçlerini ve beklentilerini daha düzenli bir biçimde anlatabilecek. Bu şekilde proje süresinin kısalması daha da önemlisi kavramsal tasarım fazının kalitesinin artması sağlanabilecek.

Diğer taraftan da ERP'nin çözüm getiremeyeceği ama paralelde veya öncesinde çözülmesi gerekli noktalar belirlendi ve bir aksiyon planı oluşturuldu. Bu plan dahilinde ortak bir kodlama yapısı, otomasyon ihtiyaçları, doküman yönetimi ve elektronik imza gibi uygulamalar hayata geçirilecek. Sonuçta bu proje sayesinde kaynaklarımızı daha verimli ve entegre kullanır hale getirdik.

Eczacıbaşı bu proje ne kadar yatırım yaptı? Yapılan yatırımların ne kadar süre içerisinde geri alınabileceğini düşünüyorsunuz?

Yapılan yatırım konusunda bir şey söylememiz doğru olmaz. Bu çalışma büyük bir projenin bir parçasıydı ve büyük kısmın maliyetini azaltmak için düşünülmüştü. Yatırımların ne kadarının geri alınacağını kestirmek de oldukça zor. Daha çok SAP imlementasyonunun kalitesinin artması konusunda yardımcı olacağını umuyoruz. Bunu ölçmek de o kadar kolay değil.

HER SEKTÖRDE UYGULANABİLİR

“Eczacıbaşı için vermiş olduğumuz süreç danışmanlığı hizmeti dışında yine ilaç sektöründe özellikle yurtdışında konusunda önde gelen birçok ilaç firması ile de çeşitli projelerde birlikte çalışıyoruz. Aventis Hindistan, Astra Zeneca, Boehringer Ingelheim, Novo Nordisk Danimarka ve Beiersdorf AG bunlardan bazıları. Aslında Eczacıbaşı ile gerçekleştirdiğimiz çalışma sektör bağımsız bir çalışma.

Bu nedenle herhangi bir sektörde ERP geçişi yapmayı planlayan herhangi bir firmada bu tip bir projenin uygulanması mümkün. ERP geçişleri öncesi tüm firmaların süreçlerini analiz etmeleri, bu çalışmaları dokümante etmeleri gerekiyor. Bu ERP'nin çözüm getiremeyeceği ama öncesinde karar verilmesi gereken noktaların belirlenip çözülmesinde, yapılacak yatırımın geri dönüşünün sağlanabilmesi, projenin süresinin uzamaması ve özelliklede son kullanıcının geçiş sonrası yeni sisteme uyumunda yaşanacak sorunların azaltılması adına büyük bir önem taşıyor.”