E-Satın Alma Hızlı Büyüyor / 23.11.2004

Türkiye'de ise yeni gelişiyor. Bu işin öncülüğünü yapan Promena Genel Müdürü Levent Zagra, “Bu sistemleri kullanan şirketler satın alma maliyetlerinde yüzde 15'e yakın tasarruf sağlıyorlar” diye konuşuyor.

İnternet ve teknolojinin iş yaşamına getirdiği büyük yenilikleri yakından izliyoruz. İnanılmaz değişim yaşıyor, bunların sonucunda da müthiş verimlilik rakamlarına ulaşıyoruz. E-satınalma (e-Procurement)ve e-ihale (e-auction) uygulamaları, bu alanda son dönemde öne çıkan uygulamalar. Bu sistem, internet ortamında gerçek zamanlı ihaleler düzenleyerek firmaların piyasalardan en uygun fiyat ve şartlarda alım yapabilmelerini sağlıyor.

Bugün dünyada pek çok büyük şirket ve holding bu uygulamaları kullanıyor. e-ihale konusunda en tecrübeli ülke olan ABD'de her yıl milyarlarca dolarlık ihale elektronik ortamda gerçekleştiriliyor. Fortune 100 şirketlerinin hemen hepsi şirket içi satınalma operasyonlarında e-ihale uygulamalarını kullanıyor. Epaynews.com adlı araştırma şirketinin yaptığı tahminlere göre, ABD'deki online satın alma tutarı, 2005 yılında 4.8 trilyon dolar düzeyine ulaşacak. Bu rakamın 1998 yılında 670 milyar dolar olduğu göz önüne alındığında, teknolojinin iş dünyasına getirdiği yeniliğin benimsenme oranı daha iyi ortaya çıkıyor.

Elektronik ihale ve satın alma uygulamaları Türkiye'de de son dönemde yaygınlaşmaya başladı. Promena Türkiye'de online ihale konusunda uzman şirketlerden biri. Şirket Koç Topluluğu bünyesinde 70'den fazla şirket için elektronik satın alma platformu sağlıyor. Bu platformda şirketler bilgi işlem malzemeleri, fabrika sarf malzemeleri, kırtasiye gibi ortak alımlar gerçekleştirebiliyorlar. Tamamen internet üzerinde gerçekleştirilen satın almalar, şirketlere maliyet avantajının yanı sıra iş gücü kaybının önlenmesi, zaman tasarrufu, bilgi birikimi ve şeffaflık gibi faydalar da sağlıyor.

Büyük tasarruf düzeyine dikkat
Elektronik satın alma platformunun, şirketlerin iç satın alma süreçlerini elektronik ortama taşımayı hedeflediğini söyleyen Promena Genel Müdürü Levent Zagra, bu platformun işleyişini şöyle anlatıyor:
“Satın alma taleplerinin yaratılması, yöneticiler tarafından onaylanması, taleplerin satın alma bölümü tarafından toplanması, tedarikçilerden teklif alınması, siparişlerin tedarikçilere iletilmesi bu sürecin değişik parçaları. Toplu olarak baktığınızda bu süreç baskılı form, telefon, faks, e-mail gibi klasik yöntemler ile gerçekleştirildiğinde ciddi zaman ve işgücüne ihtiyaç duyuluyor. Elektronik satın alma platformu sayesinde şirket içi talep açılmasından sipariş mektubuna kadar tüm süreci elektronik ortama taşımak mümkün”.

Elektronik ortamda işleyen süreçte operasyonel fayda, hız ve verimlilik artışıyla birlikte aynı zamanda ciddi maliyet avantajları da yaratılıyor. Bu platform sayesinde ortak alım kategorilerinin saptanması, yıllık alım tutarlarının ve alım şartlarının değerlendirilmesi mümkün oluyor. Bunlarla birlikte merkezi pazarlık, elektronik katalogların oluşturulması, kullanıcılara açılması ve alım tutarlarının takibi ile de yeni tasarruf imkanları ortaya çıkıyor.

Açık eksiltme yöntemiyle ihale
Online ihalede ise şirketlerin satın alma süreçlerinin pazarlık aşaması internet üzerinden açık eksiltme yöntemi ile gerçekleştiriliyor. Bu da firmalara zaman, verimlilik ve maliyetler konusunda ciddi faydalar sağlıyor. Levent Zagra online ihale sistemini şöyle anlatıyor:
“Sistem tamamen internet tabanlı. Klasik alım sürecinde telefon veya faks yoluyla alınan tekliflerin e-ihale sistemi kullanılarak alınması satın alma sürecinin kısalmasını sağlıyor. Dolayısıyla, satın alma departmanlarının yeni tedarikçiler bulmak gibi konular için vakitlerinin kalmasına olanak sağlıyor”.

Satın alma sürecinin pazarlık aşamasında kısıtlı zaman içerisinde klasik yöntemlerle tedarikçilerle ancak 2-3 tur görüşme yapabilmek mümkün oluyor. Oysa, e-ihale sistemi tedarikçilere tekliflerini istedikleri kadar revize etme olanağı sağlıyor. İhale süresi içerisinde tedarikçiler, diğer teklifleri de görerek istediklerinde tekliflerini revize edebiliyorlar.
Dolayısıyla, gerçek zamanlı bir rekabet ortamı yaratılmış oluyor. Bu satın alma maliyetlerine de olumlu yansıyor. E-ihale sisteminin bir diğer faydası ise kolay raporlanabilir olması. Bu özelliği hem alıcı hem de tedarikçi firmalar için büyük önem taşıyor. Gerek alıcı gerekse satıcılar daha önce gerçekleşmiş olan ihalelere sistemden her istediklerinde ulaşabiliyorlar.

B2B'nin gözdesi
Online ihalenin satın alma maliyetlerini azaltması, zaman ve işgücü tasarrufu sağlaması ve ayrıca raporlama imkanı vermesi tüm dünyada sistemin yaygınlaşmasını sağlıyor. Bugün online ihale uygulamaları ABD başta olmak üzere tüm dünyada kullanılan B2B uygulamaları arasında en hızlı yayılan uygulamalardan biri durumunda. Promena'nın 2002 yılından bu yana yüzlerce değişik konuda, çeşitli ihaleler düzenlediğine dikkat çeken Levent Zagra Promena'nın tecrübelerini şöyle anlatıyor:
“Aylık işlem hacmimiz 30 ila 50 milyon dolar arasında değişiyor. Bu hacmin yüzde 50'sini Koç Grubu şirketleri, yüzde 50'sini ise diğer şirketler oluşturuyor. 2002 yılı başından bu yana tüm sektörler bazında tuttuğumuz genel istatistiklere bakılacak olursa, sadece e-ihale sistemi ile yüzde11.5 oranında net reel tasarruf sağlandı.

Bu da e-ihale sistemine geçen her şirketin istatistiki olarak bütün satın almalarında yüzde 11.5'lik bir indirimi yakalayabileceklerini gösteriyor. E-ihale sistemini Türkiye'nin global rekabet gücünü ve verimliliğini arttıracak çok önemli bir araç olduğunu düşünüyoruz”.

LEVENT ZAGRA/PROMENA GENEL MÜDÜRÜ

“YATIRIMIN GERİ DÖNÜŞÜ KISA SÜREDE SAĞLANIYOR”

MALİ YILIN KARINI ETKİLİYOR E-satın alma ve e-ihale uygulamaları, internet ortamında gerçek zamanlı ihaleler düzenleyerek firmaların piyasalardan en uygun fiyat ve şartlarda alım yapmalarını sağlıyor. Bunlar şirketlere elektronik ticarette en kısa sürede yatırım geri dönüşü sağlayan enstrümanlar. Bir şirketin kar etmesinde büyük öneme sahip olan satın alma fonksiyonu ile tasarruf edilen her lira doğrudan mali yıl kârına yansıyor.

KULLANIM ARTACAK Mal ve hizmet alımlarında internet üzerinden açık eksiltme yöntemiyle şirketler ortalama yüzde 15'e varan fiyat avantajları elde edebiliyorlar. Elektronik satın alma ve online ihale diye isimlendirdiğimiz iki hizmetimizle kurumlara kârlı, hızlı ve şeffaf satın alma süreçleri sunuyoruz. Yeni dönemde sdaha çok sayıda şirket, rekabetçiliğini koruyabilmek için satın alma süreçlerini internet üzerine taşıyacak diye düşünüyoruz.

ÖRNEK UYGULAMA Koçbank için oluşturduğumuz bir elektronik satın alma platformumuz var. Koçbank tüm şirket içi satın alma operasyonunu elektronik ortamda gerçekleştiriyor. Şubelerden satın alma talepleri elektronik ortamda toplanıyor ve onaylanıyor. Satın alma departmanı bu talepleri konsolide ederek Promena sistemi üzerinden tedarikçilere iletiyor. Yine bu platform üzerinde, Koçbank şubeler tarafından sıklıkla alımı yapılan mal kalemleri elektronik kataloglar şeklinde düzenlendi. Bu sayede alımları kategorize etmek, geçmişe dönük olarak raporlama ve analizler yapmak mümkün oluyor.

NASIL BİR ALTYAPIYA İHTİYAÇ VAR Kullanıcı tarafında ihtiyaç duyulan teknolojik altyapı sadece bir bilgisayar ve internet bağlantısı. Promena sistemi Uygulama Servis Sağlayıcısı (ASP – Application Service Provider) modeli ile sunuluyor. Sistem tek bir merkezde barındırılıyor ve internet üzerinden müşterilere açılıyor. Online ihale yöntemini şirketler kendi bünyelerinde de kurabilirler. Ancak bunun yerine Promena'dan bu hizmeti almaları birçok açıdan daha avantajlı. Böylece hiçbir teknolojik yatırıma girmiyorlar. Promena'nın tecrübesiyle ilk günden sistemin avantajlarından yararlanmaya başlıyorlar. Ayrıca online ihalelerde alıcı ve satıcı firma arasında oyunun kurallarını belirleyen, ihalelere teknik destek veren bir kurumun olması şart.